Politique de Confidentialité

Politique de protection des renseignements personnels de Maddox

Prise d’effet le 24 avril 2025.

Maddox respecte votre confidentialité. Nous avons rédigé la présente politique de protection des renseignements personnels pour décrire la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons ou traitons autrement vos renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web, à l’adresse https://www.maddox.ca/ (le « site Web »), demandez de devenir ou devenez résident d’un immeuble Maddox, visitez un immeuble Maddox, utilisez les services immobiliers Maddox, utilisez l’une de nos applications mobiles, comme l’application Maddox (l’« appli Maddox »), ou interagissez par ailleurs avec nous.

Aux fins de la présente politique de confidentialité, les termes « Maddox », « nous », « notre » et « nos » se réfèrent a l'entité Maddox avec laquelle vous interagissez:

• Maddox Tyndall – Maddox Tyndall Inc. and ONTARI Holdings Ltd.
• Maddox Sherbourne – Maddox Sherbourne Inc. and ONTARI Holdings Ltd.
• Maddox Dorchester – Maddox Dorchester Inc. and Place Dorchester Ari Holdings Ltd.
• Le Smith & C-Lofts – Maddox Bleury Inc., Maddox Concorde Inc.
• Stanbrooke – Maddox Stanley Inc.

Table des matières

1. Collecte et utilisation des renseignements personnels
2. Communication des renseignements personnels
3. Technologies numériques dans notre site Web et nos applications
4. Vos choix et vos droits en matière de protection des renseignements personnels
5. Pratiques en matière de gouvernance, de sécurité et de conservation des données
6. Autres renseignements importants

1. Collecte et utilisation des renseignements personnels

Comment nous recueillons et utilisons les renseignements personnels

Comme il est présenté en détail ci‑après, selon la façon dont vous communiquez avec nous, nous pouvons recueillir et utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• établir et maintenir avec vous un rapport locateur/locataire et vous fournir des services de gestion immobilière
• vous autoriser à visiter l’un de nos immeubles
• communiquer avec vous par l’intermédiaire de notre site Web ou de nos applications, y compris pour vous présenter des publicités personnalisées
• vous envoyer des communications promotionnelles
• faciliter votre participation à des concours et à des promotions
• recueillir de l’information au moyen de sondages ou de formulaires de rétroaction
• communiquer avec vous sur les médias sociaux
• faciliter votre présence à nos événements
• traiter les demandes d’emploi et y donner suite
• communiquer avec vous, notamment pour planifier une visite ou fournir de l’aide aux résidents
• générer des données anonymes
• traiter autrement vos renseignements personnels, avec votre consentement

Établir et maintenir avec vous un rapport locateur/locataire et vous fournir des services de gestion immobilière

Si vous êtes ou demandez de devenir résident de l’un de nos immeubles, nous recueillons des renseignements personnels pour établir et maintenir avec vous un rapport locateur/locataire et vous fournir des services de gestion immobilière, dont les suivants :

• Traitement de votre demande de location. Nous recueillons les renseignements personnels que vous nous transmettez lorsque vous remplissez une demande de location (soit directement auprès de nous soit par l’intermédiaire d’une plateforme de tiers) pour traiter votre demande et évaluer votre admissibilité à titre de résident. Cette information peut comprendre votre nom complet, votre historique de location et votre bail actuel, vos antécédents professionnels, vos numéros de téléphone personnel et professionnel, vos adresses courriel et résidentielle, de l’information figurant sur votre identifiant émis par un gouvernement, votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale (si vous acceptez de le fournir), des renseignements sur les occupants de votre unité (notamment leur nom et leur lien avec vous), les renseignements sur votre garant, la personne à contacter en cas d’urgence et les références, des documents qui prouvent vos moyens financiers et les antécédents en matière de crédit, des renseignements sur votre automobile, des renseignements sur vos animaux de compagnie et tout autre renseignement que vous indiquez dans votre demande de location ou dans le cadre du processus de demande. Nous pouvons i) communiquer avec vos locateurs ou gestionnaires d’immeuble actuels et antérieurs afin de confirmer les renseignements que vous avez fournis sur votre demande relativement à votre historique de location et votre bail actuel et ii) effectuer une vérification de la solvabilité et une recherche judiciaire de litige locataire‑locateur.
• Configuration de votre profil de résident. Si votre demande est acceptée et que vous choisissez de louer une ou plusieurs unités auprès de Maddox, nous utiliserons les renseignements que vous avez fournis dans votre demande de location pour créer votre profil de résident. Nous utilisons votre profil de résident pour nous aider à administrer nos liens et fournir, à vous et aux autres occupants de votre unité, certains services, notamment fournir l’accès à l’appli Maddox et à d’autres systèmes de l’immeuble. Lorsque vous vous inscrivez à l’appli Maddox, la plupart de vos renseignements seront tirés directement de votre profil de résident, mais vous serez invité à créer un mot de passe.
• Traitement du loyer et d’autres frais. Selon votre mode privilégié pour effectuer le paiement du loyer et régler les autres frais (comme l’achat d’une clé électronique ou le paiement pour le stationnement), nous ou un fournisseur de services agissant pour notre compte recueillerons des renseignements de paiement à votre sujet, comme des renseignements sur votre carte de paiement ou sur votre compte bancaire (par exemple, un chèque annulé), pour traiter vos paiements.
• Prestation de services spéciaux et améliorations aux bâtiments. Vous pouvez choisir de nous fournir de l’information portant sur une invalidité, un problème de santé ou tout autre besoin particulier, de façon à nous permettre de vous fournir des services particuliers ou d’apporter des améliorations à l’immeuble en vue de répondre à vos besoins et à ceux d’autres résidents et visiteurs. Cette information peut être communiquée au service d’urgence en cas d’évacuation, ou de toute autre façon nécessaire pour assurer votre sécurité.
• Traitement d’un ordre de travail. Si vous soumettez un ordre de travail, nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez au sujet du travail que vous demandez et des problèmes que vous rencontrez (y compris les pièces jointes, comme des images). Nous utilisons ces renseignements pour répondre à votre ordre de travail et régler les problèmes d’entretien et les réparations.
• Réservation de commodités. Si vous réservez une commodité, nous recueillons des renseignements en lien avec votre réservation, comme le type de commodité, la date et l’heure de la réservation, le nombre de visiteurs, le type d’événement ainsi que toute demande spéciale ou note. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer la demande en conformité avec les politiques de l’immeuble, et pour répondre à toute demande spéciale, s’il y a lieu.
• Accès préautorisé de visiteurs. Si vous autorisez préalablement un visiteur par l’intermédiaire de l’appli Maddox, nous recueillons votre nom et votre numéro d’unité ainsi que les renseignements que vous fournissez au sujet de votre visiteur, comme son nom et ses heures prévues d’arrivée et de départ, afin de générer un code que votre visiteur peut utiliser à son arrivée à l’immeuble afin qu’il puisse accéder à celui‑ci plus rapidement. S’il y a lieu, nous pourrions également recueillir de l’information sur le véhicule du visiteur (comme la plaque d’immatriculation ainsi que la marque, le modèle et la couleur du véhicule) pour lui réserver un espace de stationnement pour visiteur.
• Maintien de la sûreté de nos immeubles et de la sécurité de nos résidents, de nos membres du personnel et des visiteurs. Nous recueillons certains renseignements personnels dans le but de maintenir la sûreté de nos immeubles et la sécurité de nos résidents, de nos membres du personnel et de nos visiteurs. Cette collecte comprend des renseignements sur l’utilisation des clés électroniques qui sont remises aux résidents, aux entrepreneurs et aux membres du personnel, notamment le numéro de série de la clé électronique utilisée pour ouvrir une porte dans une aire commune, la porte qui a été ouverte, et la date et l’heure de son ouverture. Dans certaines aires communes de nos immeubles, nous utilisons également des caméras de télévision à circuits fermés (CTCF). Bien que les résidents puissent utiliser une clé électronique pour ouvrir la porte de leurs unités résidentielles, nous ne recueillons aucune information sur l’utilisation des clés électroniques pour ouvrir les portes des unités résidentielles.

Au besoin, notamment en cas d’urgence, d’incident comprenant le vol, l’endommagement ou la destruction de biens ou de tout autre usage abusif de l’immeuble, nous pouvons utiliser les renseignements recueillis par les clés électroniques et les CTCF, ainsi que toute autre information, comme les renseignements recueillis sur les visiteurs et les réservations de commodité, pour contribuer à l’enquête sur l’incident.

• Tenue d’un répertoire public des résidents. Dans chacun de nos immeubles, nous tenons un répertoire public des résidents que les visiteurs peuvent consulter à la porte principale. Notre répertoire public présente habituellement le numéro d’unité, la première lettre du prénom et le nom de famille de chaque résident; cependant, un résident peut demander de changer l’affichage de son nom ou de demeurer anonyme. Tout ajustement de la façon dont votre nom est affiché (y compris le choix de demeurer anonyme) peut être effectué en communiquant avec le bureau du gestionnaire.
• Notifications sur l’immeuble et sur les services que vous avez demandés. Nous pouvons vous fournir les mises à jour et les notifications à propos de l’immeuble et des services que vous demandez. Par exemple, si vous demandez de recevoir des avis de livraison de colis automatisés, nous vous enverrons des avis sur les colis qui sont livrés et que vous pouvez récupérer. De plus, si vous soumettez une demande de service, nous pouvons vous fournir des mises à jour relativement au statut de votre demande et au calendrier des travaux qui seront effectués. Ces notifications peuvent être envoyées par nous ou par le fournisseur de services qui agit pour notre compte.

Vous autoriser l’accès à l’un de nos immeubles à titre de visiteur

Si vous visitez l’un de nos immeubles, nous recueillons certains renseignements auprès de vous afin de vous donner accès à l’immeuble et maintenir la sûreté de nos immeubles et la sécurité de nos résidents, des membres de notre personnel et des autres visiteurs, notamment :

• Renseignement sur les visiteurs. Si vous visitez l’un de nos immeubles, nous recueillons votre nom, l’unité que vous visitez et l’heure de votre arrivée (et, si le résident que vous visitez a remis une autorisation préalable, votre heure de départ prévue). Vous pouvez obtenir accès à l’immeuble en appelant le résidant que vous visitez ou en utilisant le code d’autorisation préalable que le résident vous a transmis.
• Vidéosurveillance. Dans certaines aires communes, nous utilisons des caméras de télévision en circuit fermé (CTCF), dont la présence est indiquée au moyen d’une signalisation appropriée.

Au besoin, notamment en cas d’urgence, d’incident comprenant le vol, l’endommagement ou la destruction de biens ou de tout autre usage abusif de l’immeuble, nous pouvons utiliser les renseignements recueillis par les CTCF, ainsi que toute autre information, comme les renseignements recueillis sur les visiteurs et les réservations de commodité, pour contribuer à l’enquête sur l’incident.

Communiquer avec vous par l’intermédiaire de notre site Web ou nos applications, y compris pour vous présenter des publicités personnalisées

Veuillez consulter la rubrique « Technologies numériques dans notre site Web et nos applications » ci‑après pour obtenir une description des renseignements que nous recueillons sur vous et votre appareil lorsque vous visitez notre site Web ou utilisez l’une de nos applications, et la façon dont nous les utilisons.

Vous envoyer des communications marketing

Si vous indiquez que vous souhaitez recevoir de notre part des communications marketing, nous pourrions utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des mises à jour, des infolettres, des offres ou d’autres communications marketing qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien « Se désabonner » au bas de chaque courriel ou, s’il y a lieu, en modifiant vos paramètres dans la section « Préférences » de votre compte auprès de nous. Vous pouvez également refuser l’utilisation de vos coordonnées en communiquant avec nous aux coordonnées fournies à la rubrique « Communiquer avec nous au sujet de questions liées aux renseignements personnels » ci‑dessous. Veuillez prendre note que vous pouvez continuer à recevoir de notre part des communications transactionnelles ou liées à votre compte.

Faciliter votre participation à des concours et à des promotions

Si vous vous inscrivez à un concours ou participez à une promotion, nous pouvons recueillir vos nom, coordonnées et tout autre contenu ou renseignement requis pour participer au concours ou à la promotion. Nous utilisons ces renseignements pour faciliter votre participation au concours ou à la promotion. Nous pouvons aussi solliciter votre consentement en vue de transmettre ou de publier autrement le contenu que vous soumettez.

Recueillir des renseignements au moyen de sondages ou de formulaires de rétroaction

À l’occasion, nous pourrions vous donner l’occasion de participer à l’un de nos sondages ou de remplir un formulaire de rétroaction concernant nos services, un événement auquel vous assistez ou toute autre offre de Maddox. Si vous répondez à l’un de nos sondages ou remplissez un formulaire de rétroaction, nous utilisons les renseignements que vous fournissez, selon le cas, pour nous aider à connaître les besoins de nos résidents actuels et éventuels, améliorer nos services, nos événements futurs et nos offres et autrement comprendre et régler les préoccupations.

Communiquer avec vous sur les médias sociaux

Nous pouvons vous offrir la possibilité d’interagir avec notre contenu sur des sites Web ou des applications de réseaux sociaux, ou par l’entremise de ceux‑ci. Si vous interagissez avec notre contenu de cette façon, le site Web ou l’application de réseaux sociaux recueillera des renseignements sur vos interactions, aux fins décrites dans leurs politiques de confidentialité. Nous pouvons aussi recueillir certains renseignements à votre sujet que ces sites Web et applications mettent à notre disposition afin de communiquer avec vous, analyser vos interactions avec notre contenu et maintenir autrement notre présence sur les médias sociaux.

Faciliter votre présence à nos événements

Si vous vous inscrivez ou assistez à l’un de nos événements ou webinaires, nous pourrions recueillir des informations comme votre nom et vos coordonnées afin de communiquer avec vous au sujet de l’événement ou du webinaire, et vous contacter au sujet d’événements ou de webinaires à venir. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien « Se désabonner » au bas de chaque courriel.

Traiter les demandes d’emploi et y donner suite

Dans le cadre d’une demande d’emploi ou d’une demande connexe, vous pourriez nous fournir certains renseignements personnels à votre sujet (comme les renseignements que contiennent votre CV, votre lettre de présentation ou tout autre document se rapportant à l’emploi). Nous utilisons ces renseignements pour traiter votre demande relative à des possibilités de carrière actuelles et futures et y répondre.

Communiquer avec vous, notamment pour planifier une visite d’appartement ou fournir de l’aide aux résidents

Si vous communiquez avec nous, notamment pour planifier une visite d’appartement ou, si vous êtes actuellement un résident, en lien avec un ordre de travail ou une autre demande de service, nous pouvons recueillir des renseignements qui permettent de vous identifier (comme votre nom et vos coordonnées) en plus de toute information que vous indiquez dans un formulaire de requête ou dans vos communications avec nous. Nous utilisons ces renseignements pour répondre à votre demande, votre commentaire ou votre requête. Nous pouvons surveiller et enregistrer nos conversations téléphoniques avec vous à des fins de documentation, de formation et de contrôle de la qualité.

Générer des données anonymes

Nous pouvons modifier ou regrouper vos renseignements personnels en vue de générer des données anonymes qui ne peuvent être liées raisonnablement à vous. Cette pratique a pour objectif de préserver votre droit à la vie privée et la sécurité de vos renseignements, et pour utiliser des renseignements anonymes pour effectuer des recherches et des analyses, repérer des tendances d’utilisation et apporter des améliorations à nos services, à notre site Web et à nos applications.

Autres fins auxquelles vous consentez

Nous pourrions également recueillir et utiliser d’autres renseignements sur vous, votre appareil ou votre utilisation de nos services de la façon que nous vous avons décrite au point de collecte ou à laquelle vous avez consentie.

2. Communication des renseignements personnels

À des tiers qui offrent des services pour notre compte

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tiers (y compris des membres de notre groupe) qui fournissent des services pour notre compte (des « fournisseurs de services »), notamment aux fins de facturation, de traitement des paiements, de prestation de services publics, de gestion d’assurance locataire, de surveillance de la solvabilité, du respect des exigences d’audit ou de déclaration, de stockage infonuagique, de logiciels de gestion d’immeuble et de soutien TI, de services de livraison ainsi que de promotion et commercialisation. Nous et nos fournisseurs de services pourrions accéder aux renseignements personnels, les stocker et les traiter hors du Canada (y compris, pour les personnes résidant au Québec, hors de la province de Québec), notamment aux États‑Unis et dans les autres pays où nous ou nos fournisseurs de services sommes situés.

À nos institutions financières, répartiteurs de l’impôt, auditeurs et autres tiers aux fins de comptabilité et d’audit

Nous communiquons certains renseignements personnels, comme les registres des loyers (qui peuvent comprendre le nom, le numéro d’unité, les dates de location et le montant du loyer), à notre institution financière, nos répartiteurs de l’impôt, les membres de notre groupe et, au besoin, d’autres tiers aux fins de comptabilité et/ou de cotisations fiscales. Par souci de conformité aux exigences en matière d’audit annuel, nous transmettons également ces renseignements à des auditeurs externes.

Lorsque la loi nous y oblige ou nous l’autorise, y compris lorsque nécessaire pour répondre à une ordonnance légitime valide ou pour prévenir une perte ou un préjudice

Nous, de même que nos fournisseurs de services canadiens et américains et nos autres fournisseurs de services étrangers, pouvons communiquer vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition ou à une autre enquête ou ordonnance valide légitime ou à d’autres organisations dans le cadre d’une enquête au sujet de la violation d’une convention ou d’une loi ou visant à déceler, à faire cesser ou à prévenir une fraude, ou comme les lois ou les processus judiciaires canadiens, américains ou autres applicables pourraient par ailleurs l’exiger ou l’autoriser, ce qui peut inclure un accès légitime par des autorités gouvernementales, des tribunaux ou des organismes d’application de la loi des États‑Unis ou d’ailleurs. Vos renseignements personnels peuvent aussi être communiqués, si nécessaire, pour établir, faire valoir ou défendre des droits prévus par la loi, pour recouvrer une dette que vous avez envers nous ou pour enquêter sur une perte ou un préjudice réel ou soupçonné touchant des personnes ou des biens, notamment ceux de Maddox, des membres de son groupe, de ses partenaires commerciaux, de ses membres du personnel, de ses résidents ou de ses visiteurs, ou prévenir une telle perte ou un tel préjudice.